Mendefinisikan  Ruang Lingkup dan Work Breakdown Structure (WBS)

          Setelah selesai merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam perencanaan proyek adalah mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah-mecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup.

Definisi ruang lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban kerja.

Output dari prose definisi ruang lingkup adalah Work Breakdown Structure(WBS) proyek.  

Work  Breakdown Structure

Work  Breakdown Structure adalah analisis berorientasi hasil dari pekerjaan yang tercakup dalam proyek yang disebut dengan total ruang lingkup proyek. WBS ini merupakan dokumen fundamnetal dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan mengelola jadawal, biaya dan perubahan-perubahan yang terjadi.

            WBS sering diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang berorientasi tugas dan diorganisasi berdasarkan phase pekerjaan atau produk proyek. Jika diorganisasi berdasarkan produk disebut juga dengan Product Breakdown Structure.

            Gambar 1.0Work Breakdown Struktur

Pendekatan Dalam Pengembangan WBS

Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan WBS, antara lain:

·         Penggunaan Panduan. Untuk membreakdown proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil berdasarkan pada standar baku yang telah banyak dipakai dan diakui secara umum.

·         Pendekatan analogi. Pekerjaan-pekerjaan proyek disusun berdasarkan pengalaman atau dokumen-dokumen dari proyek-proyek sebelumnya.

·         Pendekatan top-down.

Mendefinisikan Aktivitas

Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek mengembangkan statemen ruang lingkup danWBS

Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim proyek memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang diharapkan.

 Pengurutan Aktivitas

Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS, diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe ketergantungan. Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel?  Apakah bisa beberapa aktivitas sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas memeliki pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek.n adalah Alat bantu untuk menggambarkan urutan aktivitas Diagram Jaringan Kerja Proyek (Project Network Diagrams).

Gambar 1.1 Diagram jaringan kerja proyek

·         Huruf A, B, C, D, E, F, G, H, I, dan J mewakili aktivitas dengan ketergantungan lengkap dari proyek. Aktivitas ini diperoleh dari WBS dan definisi aktivitas yang dibicarakan sebelumnya. Anak panah mewakili urutan atau keterkaitan aktivitas. Sebagai contoh, aktivitas A harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas D, aktivitas D harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas H dan sebagainya.

·         Format dari diagram jaringan kerja menggunakan activity-on-arrow (AOA) atau arrow diagramming method (ADM). Dalam teknik diagram jaringan, aktivitas diwakili dengan anak panah dan dihubungkan pada titik yang disebut dengan node yang menggambarkan urutan aktivitas. Sebuah node sebagai tanda awal atau akhir dari sebuah aktivitas. Node pertama menunjukkan awal dari proyek dan node terakhir menunjukkan akhir proyek.   

·         Sangat penting untuk dicatat bahwa tidak setiap item pada WBS perlu dimasukknan pada diagram jaringan proyek. Sebuah item yang tidak memiliki kaitan sama sekali dengan aktivitas lainnya tidak perlu dimasukkan dalam diagram jaringan.  Apabila diasumsikan terdapat daftar aktivitas proyek, langkah-langkah untuk membuat diagram jaringan AOA adalah:

·         Cari aktivitas yang harus dimulai dari node 1. Gambar node selesai dari aktivitas-aktivitas tersebut dan anak panah dari node 1 ke node selesai tersebut.  Gunakan huruf untuk menamai aktivitas dan beri nilai yang menunjukkan estimasi durasi penyelesaian aktivitas.Contoh B=2, berarti durasi aktivitas B adalah 2 hari atau minggu atau satuan waktu lainnya.

·         Lanjutkan menggambar diagram jaringan dari kiri ke kanan. Cari pecahan (bursts) atau gabungan (merge). Pecahan jika satu node diikuti dua atau lebih aktivitas. Gabungan jika dua atau lebih node mendahului sau node. Contoh node 1 memecah karena menuju node 2, 3, dan 4.  Node 5 sebuah gabungan oleh node 2 dan 3,  Lanjutkan menggambar sampai semua aktivitas masuk dalam diagram.

·         Hindari adanya anak panah yang saling berpotongan dengan menggambar ulang dan merubah letak node.

·         Walaupun network diagram AOA atau ADM mudah dipahami dan dibuat, metode lain yang lebih banyak digunakan adalah precedence diagramming method (PDM). PDM adalah teknik diagram jaringan dimana aktivitas diwakili dengan kotak. Teknik ini lebih memperlihatkan hubungan waktu.

Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek  :

·         Finish-to-Start : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas berikutnya dapat dimulai. Contoh aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan sampai aktivitas sistem baru selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe ketergantungan ini.

·         Start-to-start : hubungan dimana suatu aktivitas tidak bisa dimulai sampai aktivitas lain dimulai. Contoh  

·         Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain selesai.

·         Start-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas lain selesai.

            Pada gambar 1.2 mengilustrasikan sebuah proyek menggunakan metode PDM. Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus mewakili node. Garis panah menunjukkan relasi antar aktivitas. Masing-masing kotak aktivitas memuat:tanggal mulai dan tanggal selesai, nomor ID  aktivitas, lama aktivitas, dan nama sumber daya yang digunakan.

Gambar 1.2  Precedence Diagramming Method (PDM)

Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses perencanaan dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari setiap aktivitas. Hal ini sangat penting karena durasi merupakan waktu riil yang diperlukan oleh sebuah aktivitas.

Mengembangkan Jadwal

Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis dan sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu.

Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses mengembangkan jadwal:

·         Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan informasi jadwal proyek,

·         Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu proyek,

·         Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan mengendalikan jadwal proyek,

·         Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan sumberdaya

·         Gantt Charts

Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi jadwal proyek berupa daftar aktivitas proyek  dan kaitannya dengan tanggal mulai dan tanggal selesai dalam format kalender.

Gambar 1.3 Gantt Chart

2. Manajemen Proyek ( PERT dan CPM )

PERT (Program Evalution Review Technique)

adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek (teknik menilai dan meninjau kembali program),

Tujuan PERT

pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek

Metodologi PERT

Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek

Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone)

Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.

.

LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKUKAN PERENCANAAN DENGAN PERT

·         Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone).

·         Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan.

·         Membuat suatu diagram jaringan (network diagram).

·         Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas

Menetapkan suatu jalur kritis (critical path).

jalur kritis, yaitu :
        ES – Early Start
        EF – Early Finish
        LS – Latest Start
        LF – Latest Finish

Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai   dengan kemajuan proyek.

Karakteristik  PERT

Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.

Karakteristik  Proyek

·         Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya.

·         Dibatasi oleh biaya.

·         Dibatasi oleh kualitas.

·         Biasanya tidak berulang-ulang.

Manfaat  PERT

·         Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.

·         Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.

·         Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek.

·         Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.

·         Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

Critical Path Method (metode jalur kritis)

CPM adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan.

CPM merupakan analisa jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan

Ciri-ciri jalur kritis adalah

·         Jalur yang biasanya memakan waktu  terpanjang dalam suatu proses.

·         Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.

·         Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.

·        
Beberapa teknik yang digunakan dalam menggunakan CPM yaitu:

·         Buat daftar semua aktifitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan project.

·         Buat daftar waktu yang diperlukan oleh masing-masing aktifitias tersebut untuk menyelesaikan tugasnya.

·         Buat daftar ketergantungan antara aktifitas tersebut dalam project.

Perbedaan PERT dan CPM 

·         PERT digunakan pada perencanaan dan pengendalian proyek yang belum pernah dikerjakan, sedangkan

·         CPM digunakan untuk menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas yang sudah pernah dikerjakan sehingga data, waktu dan biaya setiap unsur kegiatan telah diketahui oleh evaluator.

DIAGRAM CPM


CPM (Critical Path Method)

Dari Tabel Aktifitas diatas, maka kita dapat membuat CPM sebagai berikut:

·         Pada PERT digunakan tiga jenis waktu pengerjaan yaitu yang tercepat, terlama serta terlayak, sedangkan pada CPM hanya memiliki satu jenis informasi waktu pengerjaan yaitu waktu yang paling tepat dan layak untuk menyelesaikan suatu proyek.

·         Pada PERT yang ditekankan tepat waktu, sebab dengan penyingkatan waktu maka biaya proyek turut mengecil, sedangkan pada CPM menekankan tepat biaya.

·         Dalam PERT anak panah menunjukkan tata urutan (hubungan presidentil), sedangkan pada CPM tanda panah adalah kegiatan.

·         Meskipun demikian, CPM dan PERT mempunyai tujuan yang sama dimana analisis yang digunakan adalah sangat mirip yaitu dengan menggunakan diagram anak panah.

·         Dapat dikatakan CPM merupakan variasi dari PERT.

Perbedaan pokok antara CPM dan PERT terletak pada penentuan perkiraan waktunya, dimana PERT menggunakan rumus,sedangkan CPM menggunakan perhitungan Jalur Kritis (Critical Path).