Contoh-Contoh Surat Bisnis

1. Full block style

Writing on full block style: business letter usually located on flattened left as letter head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary a close, signature or as a whole of format letter being in a position flattened left.

Sample Form Letter Full Block Style :

Format From Full Block Style

CAMBRIDGE ELECTRONIC CORPORATION

231 Blackmore Street

      New York, N.Y. 20011 USA

Ref : JS/LL/12B

17th April, 2013

Messrs. Johnson Smith & Carlton Ltd

Managing Director

16 Fifth Avenue Street

Los Angeles, USA

Dear Sirs,

We have to rimind you that account for television ordered on 12 february has not yet been paid. Discount cannot now be allowed.

You will remember that we went to some trouble to meet your delivery date, and  we are sure that you would not wish to inconvenience us by delaying your payment.

A copy of the statement is enclosed, and we shall be glad to receive your cheque by return.

Yours faithfully,

Jonathan R. Smith

Managing Director.

2. Block Style

When he was writing a business letter, for example, a letter a request for work you must pay attention to the format or style of letters and a typeface ( font ) used. The format of a business letter most frequently used is the block style. Applying this format all parts of a letter written flattened left with spaces between lines single / of a sentence and spaced duple inter-intercity alinea or paragraphs. The image on the latter part of this article is an example of a business letter with the format of the block.

Banten, 5 Maret 2009

Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK Danamon
Cabang Garut

Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 12 Mei 2009, Bank BCA Cabang Garut akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT Bank Danamon

Drs. Suwarno
Pimpinan

3. Semi-block style

Semi-blok fromat: in a format this text parallel left and all paragraphs in the letter is indented. Format shape on this letter on letter head, date, complementary a close, and signature being in a position flattened right. In the layout uneven right, but can dibilangg flattened middle. Other parts on a letter as inside address, subject, salutation, body of letter, and enclosure if terdapatnya attachment letter,Being flattened on the left.

Sample Form Letter Semi Block Style :

Format from Semi Block Style

JAYA ACCOUNTING FIRM

Roads Abhimanyu 12

JAKARTA CENTRAL

Number: 1.B/IV/2007

7 April 2007

Attachments: -

Subject: Examination Books

CV. "Works Great"

Jalan Raden Saleh 14

BANDUNG

Sirs,

Replying to a letter a week ago sir, do hereby proclaim that the Report of the Expert Examining Trade Books we have sent to Mr. a month ago. The report might not come to the Lord.

As it turns out the balance of the year 2003 Mr. profits of Rp 120 million. This advantage is not big enough we think, given the circumstances Mr CV substantial and memuskan. We dare to ensure that profits in the coming year could reach 10% if performed more thoroughly. Outposts such costs would be lowered by several hundred thousand dollars.

Furthermore, we suggest that the capital increase Tuan Tuan remember Mr. results obtained in the past year was difficult to find the necessary capital. Accordingly our suggestions briefly, to explore all parts of the CV. Sir, we invite to read the latest report.

Sincerely,

Your own name

Leadership

4. This format Indented Style

On the first line at the beginning of each paragraph starts with a few spaces from the left side, the distance is usually 1 cm spacing. the writing inside the address and signature section is done identasi. The magnitude of the identasi on each line is directly proportional to the order line. For example the first line does not do identasi, on the second row done identasi 0, 5 cm, in the third line is also done identasi 1 cm, etc. On the first line of every paragraph begins a few spaces from the left side. Usually 1 cm spacing distance from the left border.

Here's An Example Of Indented Style: 

Format for Indented Style

                                                                                                                                           Surabaya, 9 Maret 2008
PT Taman Citra
     Jalan Cantel 112
          Sragen

Dengan hormat,
          Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air.      
            Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.

                                                                                                                                    Hormat kami                                                                                                                               PT Anemeka Pupuk

                                                                                                                                        Suwarno
                                                                                                                                        Direktur

5. Simplifed Style Format

Simple shapes (Simplified Style) is a form letter that is almost similar to the shape Straight Full but only without any greeting and closing greeting. Usually this letter goes to the people who were working at the company. Sometimes the simple form of letter writing is very simple without regard neatness and regularity. 

The Following Example Simplified Style :

Format For Simplified Style

Modern Office Equipment Co. Ltd.
98 – 100 Anna Salai
Cennai – 600002
India
Telephone : 044 26152766
Fax : 044 26152767

6th June 2001

The Manager

ABC Computer Stores

23 North Usman Road

T. Nager

Chennai – 600018

Telephone : 044 26156782

Fax : 044 26156780

SIMPLIFIED STYLE

This is another modification of the fully-blocked style. This style is used when you write a letter and you do not know the name and title of the person to whom you are writing the letter. The salutation and the complimentary closing are used in this style. The subject is mentioned din capital fonts and that subject need not be underlined. 

Today around all the business houses, this style is widely used when the writer of the letters does not want to give importance to formality. Since the formality is not adopted here, this style goes to the heart of the addressee. This style give more importance only to the core matter of the letter.

M.N. Ashok Nathan

Assistant Manager

Production

6. Hanging Style Format

Hanging Style is the Format paragrafnya hang, or leaning more to the left. the form of this letter on letter head, date, complementary close and signature are in the position of the Middle letters. The other part on letters such as the inside address, salutation, body, subject of letter are in the position of left-align. at the beginning of the paragraph, paragraphs hanging is not spaced.

The Following Example Hanging Style:

Format From Hanging Style

DINAS PENDIDIKAN

SMU NEGERI 5 BEKASI

 JL.Gamprit jati waringin pondok gede

No                : 009/124/SMU/XIII/2009

Attachments  : -

Subject         : Meeting Service

Nature          : Very Important 

Dear.

Mr / Ms Teachers and Staff Employees SMU Negeri 5 Bekasi 

at - 

Place 

Assalamu'alaikum wr. Wb.

In connection with the rise of anarchist action and the more widespread use of illicit drugs among students, it is very important that we act together, we hereby invite Mr / Mrs to attend official meetings that we conduct.  

The event, God willing, will be held on : 

Day    : Saturday August 15 

Time  : 08.00 s.d 14:00 

Venue : Meeting Room

Similarly, we submit this letter, hopefully the father / mother can understand.For your attention and cooperation father / mother. We give thanks.Wassalamu'alaikum Wr.Wb.

                                                                                            Knowing,

                                                                                     Dr. Rizki Pratama Indra.S,Pd

                                                                                        Principal SMUN 5 Bekasi

Jenis-Jenis Badan Usaha Di Indonesia dan Tahapan Pengurusan Izin Pendirian Badan Usaha

Jenis-Jenis Badan Usaha Di Indonesia

1. Badan Usaha Milik Negara (BUMN)

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) ialah badan usaha yang permodalannya seluruhnya atau sebagian dimiliki oleh Pemerintah. Status pegawai badan usaha-badan usaha tersebut adalah karyawan BUMN bukan pegawai negeri. Jenis-jenis BUMN yang ada di Indonesia  yaitu Perjan, Perum dan Persero. Berikut penjelasan dari masing masing jenis BUMN :

A. Perusahaan Jawatan (Perjan)

Perjan adalah bentuk badan usaha milik Negara yang seluruh modalnya dimiliki oleh pemerintah. Perjan ini berorientasi pelayanan pada masyarakat, sehingga selalu merugi. Sekarang sudah tidak ada perusahaan BUMN yang menggunakan model Perjan karena besarnya biaya untuk memelihara Perjan-perjan tersebut. Contoh Perjan : perjan TVRI, KAI (kini menjadi PT) dan Bukit Asam Batu Bara.

Ciri-ciri Perjan :

• Bertujuan untuk melayani kepentingan masyarakat
• Pemimpin dan karyawannta ditunjuk/diangkat oleh menteri dan berstatus PNS
• Mendapat fasilitas dari negara
• Perusahaan ini di bawah suatu departemen dan bertanggung jawab pada menteri
• Seluruh modal dari APBN

B. Perusahaan Umum  (Perum)

Perum adalah Perjan yang sudah dirubah. Tujuannya tidak lagi berorientasi pelayanan tetapi sudah profit oriented. Sama seperti Perjan, Perum dikelola oleh Negara dengan status pegawainya sebagai Pegawai Negeri. Namun perusahaan masih merugi meskipun status Perjan diubah menjadi Perum, sehingga pemerintah terpaksa menjual sebagian saham Perum tersebut kepada public (go public) dan statusnya diubah menjadi Persero. Contoh perum diantaranya adalah : Perum Pegadaian, Perum Jasatirta, Perum DAMRI, Perum ANTARA.

Ciri-ciri Perusahaan Umum antara lain :

• Tujuan utamanya untuk melayani kepentingan umum sekaligus mencari keuntungan
• Permodalan milik Negara dan dana yang diperoleh berasal dari pinjaman
• Dipimpin oleh direksi
• Memperoleh fasilitas Negara
• Status pegawai adalah pegawai perusahaan negara
• Bergerak pada usaha vital
• Mempunyai fungsi social ekonomi
• Berbadan hukum dan dapat dituntut dan menuntut berdasarkan hukum perdata

C. Perseroan

Perusahaan perseroan, adalah perusahaan yang semua modalnya berbentuk saham, yang jenis peredarannya tergantung jenis saham tersebut. Perusahaan perseroan dikelola secara profesional. Biasanya, perusahaan-perusahaan ini mencantumkan namanya kedalam bursa efek untuk diperjual belikan.

Sedangkan Persero adalah salah satu badan usaha yang dikelola oleh Negara atau daerah. Berbeda dengan Perum atau Perjan, tujuan didirikannya Persero yang pertama adalah mencari keuntungan dan yang kedua memberi pelayanan kepada umum. Modal pendiriannya berasal sebagian atau seluruhnya dari kekayaan Negara yang dipisahkan berupa saham-saham.

Berikut merupakan ciri-ciri  dari suatu Persero :

• Tujuan utamanya mencari laba (Komersial)
• Modal sebagian atau seluruhnya berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan yang berupa saham-saham
• Dipimpin oleh direksi
• Pegawainya berstatus sebagai pegawai swasta
• Badan usahanya ditulis PT (nama perusahaan) (Persero)
• Tidak memperoleh fasilitas negara

Contoh perusahaan yang mempunyai badan usaha Persero antara lain :

• PT Bank Mandiri (Persero) Tbk.
• PT Garuda Indonesia (Persero)
• PT Angkasa Pura (Persero)
• PT Perusahaan Pertambangan dan Minyak Negara (Persero)
• PT Tambang Bukit Asam (Persero)
• PT Aneka Tambang (Persero)
• PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
• PT Perusahaan Listrik Negara (Persero)
• PT Pos Indonesia (Persero)
• PT Kereta Api Indonesia (Persero)
• PT Telekomunikasi Indonesia (Persero)
• 
  

2. Badan Usaha Milik Swasta  ( BUMS )

Badan Usaha Milik Swasta atau BUMS adalah badan usaha yang didirikan dan dimodali oleh seseorang atau sekelompok orang. Berdasarkan UUD 1945 pasal 33, bidang- bidang usaha yang diberikan kepada pihak swasta adalah mengelola sumber daya ekonomi yang bersifat tidak vital dan strategis atau yang tidak menguasai hajat hidup orang banyak.

Perusahaan Persekutuan adalah perusahaan yang memiliki 2 pemodal atau lebih. Ada 3 bentuk perusahaan persekutuan, yaitu Firma (Fa), Persekutuan komanditer (commanditaire vennootschap atau CV) dan Perseroan terbatas (PT). Berikut penjelasan dari masing masing jenis BUMS :

A. Firma ( Fa )

Firma adalah badan usaha yang didirikan oleh dua orang atau lebih, tiap tiap anggota bertanggung jawab penuh terhadap kewajiban perusahaan. Pendirian sebuah firma dilakukan dengan membuat akta perjanjian didepan Notaris. Perjanjian tersebut memuat antara lain nama pendiri Firma, cara pembagian keuntungan, serta waktu mulai dan berakhirnya perjanjian.

Ciri-ciri firma :

• Dibentuk antara dua orang atau lebih dengan menggunakan nama bersama.
• Tanggung jawab anggota firma tidak terbatas
• Modal diperoleh dari penyerahan sebagian atau seluruh kekayaan pribadi

Keunggulan Firma adalah :

• Prosedur pendirian mudah
• Kemampuan financial lebih besar
• Setiap keputusan diambil bersama sehingga dimungkinkan adanya keputusan yang lebih baik.
• Status hukum jelas
• Adanya pembagian kerja diantara anggota
• Sesuai dengan kecakapan serta keahliannya masing-masing.

Kelemahan Firma :

• Adanya tanggung jawab tak terbatas atas utang-utang perusahaan
• Kontinuitas Firma kurang terjamin, karena keluarnya salah satu anggota berarti Firma bubar
• Kekurangcakapan salah satu anggota menimbulkan kerugian atas Firma, yang menimbulkan anggota lain turut menanggung.
• Rawan konflik internal, yaitu ketegangan diantara anggota Firma yang dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan.

B. Persekutuan Komanditer (Commanditaire vennotschap-CV)

CV adalah suatu badan usaha yang didirikan oleh dua sekutu orang atau lebih, seebgaian merupakan sekutu aktif (perseroan pengusaha) dan sebagian merupakan sekutu pasif (persero pasif). Sekutu aktif adalah mereka yang menyertakan modal sekaligus menjalankan usaha. Sedangkan sekutu pasif adalah mereka yang menyertakan modal dalam usaha.
Sekutu aktif bertanggung jawab penuh dengan seluruh kekayaan terhadap utang-utang perusahaan, sekutu pasif hanya bertanggung jawab sebatas modal yang disertakan. Cara pendirian C.V sama dengan pendirian Firma.

Ciri-ciri Persekutuan komanditer :

• Dibentuk antar satu atau bebreapa orang yang memprcayakan uang nya kepada satu orang atau beberapa orang yang menjalankan usahanya
• Terdiri dari sekutu komanditer dan sekutu komplementer
• Sekutu komanditer atau pasif adalah orang yang memberikan modalnya dan tidak menjalankan perusahaan
• Sekutu komplementer atau sekutu aktif adalah orang yang menjalankan perusahaan
• Tanggung jawab sekutu komanditer sebesart modal yang ditanamkan

Keunggulan C.V adalah :

• Pendiriannya mudah
• Modal yang dikumpulkan banyak
• Kemampuan untuk mendapatkan kredit lebih besar
• Kesempatan ekspansi lebih besar
• Manajemen dapat diverifikasikan

Kelemahan C.V adalah :

• Tanggung jawab yang tidak terbatas oleh sekutu aktif
• Kelangsungan hidup perusahaan kurang terjamin
• Sukar untuk menarik kembali investasinya

C. Perseroan Terbatas (PT)

PT adalah badan usaha yang modalnya terbagi atas sero (saham), tanggung jawab terhadap kewajiban/utang bagi perusahaan bagi para pemiliknya hanya terbatas sebesar sero yang dimiliki. Ada dua macam perseroan terbatas yaitu PT tertutup dan PT terbuka. PT tertutup adalah PT yang pemegang sahamnya terbatas dikalangan tertentu misalnya dikalangan keluarga. PT terbuka (sering juga disebut PT yang go public) adalah PT yang saham sahamnya dijual umum.

Ciri-ciri perseroan terbatas (PT):

• Bertujuan mencari keuntungan
• Mempunyai fungsi komersial dan ekonomi
• Tidak memperoleh fasilitas Negara
• Dipimpin oleh direksi
• Pegawainya berstatus pegawai perusahaan swasta
• Pemerintah sebagai pemegang saham
• Hubungan usaha diatur dalam hukum perdata

Keunggulan PT :

• Adanya pembatasan tanggung jawab atas utang utang perusahaan
• Kelangsungan hidup perusahaan lebih terjamin
• Pemilikan saham dapat terjangkau oleh lapisan masyarakat kecil
• Saham mudah diperjual belikan
• Mudah menarik modal dari masyarakat

Kelemahan PT :

• Biaya pendirian relatif tinggi
• Harus mengadakan laporan pajak kepada pemerintah
• Tidak ada alat yang efektif untuk melindungi kepentingan pemegang saham
• Perlunya izin khusus untuk membuka usaha tertentu

3. Koperasi

Koperasi adalah usaha bersama yang memiliki organisasi berdasarkan atas azaz kekeluargaan . Koperasi bertujuan untuk menyejahterahkan anggotanya. Dilihat dari lingkunganyya koperasi dapat dibagi menjadi:

• Koperasi Sekolah
• Koperasi Pegawai Republik Indonesia
• KUD
• Koperasi Konsumsi
• Koperasi Simpan Pinjam
• Koperasi Produksi
• prosedur & legalitas pendirian usaha

Dalam membangun sebuah badan usaha, kita harus memperhatikan beberapa prosedur peraturan perizinan untuk mendirikan badan usaha, seperti :

Tahapan Pengurusan Izin Pendirian

Bagi perusahaan skala besar hal ini menjadi prinsip yang tidak boleh dihilangkan demi kemajuan dan pengakuan atas perusahaan yang bersangkutan. Hasil akhir pada tahapan ini adalah sebuah izin prinsip yang dikenal dengan Letter of Intent yang dapat berupa izin sementara, izin tetap hinga izin perluasan. Untuk beberapa jenis perusahaan misalnya, sole distributor dari sebuah merek dagang, Letter of Intent akan memberi turunan berupa Letter of Appointment sebagai bentuk surat perjanjian keagenan yang merupakan izin perluasan jika perusahaan ini memberi kesempatan pada perusahaan lain untuk mendistribusikan barang yang diproduksi. Berikut ini adalah dokumen yang diperlukan, sebagai berikut :

• Tanda Daftar Perusahaan
• NPWP
• Bukti Diri

Selain itu terdapat beberapa izin lainnya yang harus dipenuhi yaitu :

• Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dikeluarkan oleh Dep. Perdagangan.
• Surat Izin Usaha Indrustri (SIUI) dikeluarkan oleh Dep.Perindustrian
• Izin Domisili
• Izin Gangguan
• Izin Mendirikan Bangunan (IMB)
• Izin dari Dep.Teknis

Tahapan pengesahan menjadi badan hukum

Tidak semua badan usaha mesti ber badan hukum. Akan tetapi setiap usaha yang memang dimaksudkan untuk ekspansi atau berkembang menjadi berskala besar maka hal yang harus dilakukan untuk mendapatkan izin atas kegiatan yang dilakukannya tidak boleh mengabaikan hukum yang berlaku. Izin yang mengikat suatu bentuk usaha tertentu di Indonesia memang terdapat lebih dari satu macam. Adapun pengakuan badan hukum bisa didasarkan pada Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD), hingga Undang-Undang Penanaman Modal Asing ( UU PMA ).

Tahapan penggolongan menurut bidang yang dijalani
Usaha dikelompokkan kedalam berbagai jenis berdasarkan jenis bidang kegiatan yang dijalani. Berkaitan dengan bidang tersebut, maka setiap pengurusan izin disesuaikan dengan departemen yang membawahinya seperti kehutanan, pertambangan, perdagangan, pertanian dsb.

Tahapan mendapatkan pengakuan, pengesahan dan izin dari departemen lain.
yang terkait Departemen tertentu yang berhubungan langsung dengan jenis kegiatan badan usaha akan mengeluarkan izin. Namun diluar itu, badan usaha juga harus mendapatkan izin dari departemen lain yang pada nantinya akan bersinggungan dengan operasional badan usaha misalnya Departemen Perdagangan mengeluarkan izin pendirian industri pembuatan obat berupa SIUP. Maka sebgai kelanjutannya, kegiatan ini harus mendapatkan sertifikasi juga dari BP POM, Izin Gangguan atau HO dari Dinas Perizinan, Izin Reklame, dll.

Definition of Correspondence

A. Definition of Correspondence

Correspondence derived from the correspondence (English) or correspondenti (Netherlands), which means the relationship between the parties concerned. The relationship the parties involved in the business usually are authorized and carried out by correspondence.
Surat is one of the media in a written communication channel is used to convey information to others. Information delivered via regular mail in the form of a notice, statement, statements, orders, requests or reports. Information can be written or typed on a piece of paper (conventional) or can be in the form of electronic mail (e-mail).
E-mail using the tools of computers with modems and involve internet service. The sender and receiver are able to spread e-mail must have the same facilities when communicating using e-mail. The use of e-mail has developed quite dramatically as modern communication media for being able to disseminate information in a short time to a variety of far-flung regions. Nevertheless, the existence of e-mails is not yet able to shift conventional letters of the famous cheap. So the only alternative e-mail communications that complement the activities of the correspondence.
There are two types of correspondence, the correspondence of external and internal correspondence. Eksteren correspondence, the correspondence relationship undertaken by an institution with the outside agencies. Example: A Office sent a letter to the Office of Correspondence B. internal, namely the relationship of correspondence created an institution to employees or board of directors of the agency.

B. Types of Business Letters

1. Letter of Introduction

      Is a letter from the seller to the prospective purchaser that contains information about the seller company to be known by prospective buyers so that it will be sustained by the introduction of the next process according to the transaction.
Information on the seller company stated in a letter of introduction are:

a. the company's name and business fields or activities
b. picture capabilities, expertise, and, the equipment used
c. job / project ever handled
d. hope or prospects desired by the seller
e. special letter of introduction to the public authority must be accompanied by: Partner Registration Certificate, Business License (SIUP), and Taxpayer Identification Number (TIN)

2. Letter of Request for Quote

       Is a letter from the prospective buyer to the seller requesting a quote. Letters often quote request an early stage of the process business transactions. Letters quote request aims to inquire detailed meiliputi price lists, catalogs, brochures, or prospectus and know the price, terms of sale and purchase, and a description of the goods or services to be purchased and also to request that the seller held a demonstration use in a prospective buyer ,
Query letter should offer it should be clear that the sellers know exactly the wishes of prospective buyers and a letter of request does not need to be prepared to offer attractive style.
In the letter of demand supply of goods usually ask prospective buyers: a. name and jenisbarang, b. special characteristics (specifications) of goods, namely the type, size, quality, capacity, etc., c. unit price, d. pieces, e. Brochures, f. method of payment, g. means submission, p. mungkindiperolehpembeli conveniences, such as free service, warranty, other danlain- the seller service (after sales service). Examples:

3. Letter of Offer

     Is a letter from the seller to the prospective buyer lists of goods or services that the member information about goods or services and arouse the interest of potential buyers that are interested in what is on offer.

4. Purchase Order and in Return

Mail order (order) is a letter from the buyer or the buyer to the seller that it ordered goods or ask for specific services performed after finding out information obtained through letters, through advertising, or through marketing officer (salesman) of perusaahaan seller.
What is important in dalarn mail order must be called to clear, concise, and courteous all matches involving the order will be considered for the seller to determine whether the order can be fulfilled or not, namely:

a. Name, type, type, danciri-another hallmark of the goods ordered.
b. Jurnlah or number of orders.
c. Pembayann way.
d. How to shipment or delivery of a desired way
e. Delivery time or desired delivery time (when the goods are expected to arrive).

5. Letter of Acceptance of Orders

Is a letter sent by the seller to the buyer because the seller gets the order and all the terms proposed or desired subscriber in the order can be approved by the seller and without the need to discuss the order letter.
Fill in the order acceptance letter is none other than statements seller that he can fulfill orders, but it takes some time for preparation, and mamberikan estimate of when the delivery of goods will be done. This letter really needs to be sent by the seller to the buyer because it is very big benefits for both the seller and the buyer, that is:

a. So that subscribers feel assured that the order can be fulfilled by the seller
b. So that the buyer is no longer looking for the same goods from other sellers
c. So that the buyer can prepare everything that was needed before the goods ordered arrive, such as money, transportation, storage, and others.
d. So that the buyer can offer goods orders to other parties, even if the goods do not arrive (if the goods were to be sold again yangdipesan)

6. Mail Order Confirmation

Communicating can be done with a variety of media other than through the mail, reservations can also be made through telephone, telegam, telex, danfaksimili. Booking by phone, telegram, telex is still weak and the legal basis for not having proof of authenticity as there is no signature of the buyer. Oieh Therefore, after receiving orders via telephone or via telex, sellers need to ensure the extent of truth of the order by sending a letter called mail order confirmation.
Order confirmation letter containing data about orders that consist of rods name, number, price, and other terms such as buying and selling place of delivery, delivery time, payment methods, and others. Order confirmation letter is to obtain certainty about following orders and selling desired requirements seller. If the buyer agrees the original sheet must be returned to the seller as proof of orders authentic.

7. Letter of Denial Orders

Sellers are forced to refuse orders must immediately notify the refusal to the customer as soon as possible. Order rejection letter should contain a logical reason. Rejection should be expressed in a language that is smooth and polite that a good relationship with the customer remain intertwined.
There are some things that cause the sellers are forced to refuse the order, because the goods ordered does not exist or has run out, not reaching rapprochement on how the delivery or shipment of goods, or not approved method of payment proposed by the customer (eg the customer wants payment on credit, while the seller requires cash).
In the rejection letter orders sometimes sellers can deliver two purposes in one letter as well as the possible existence of new offerings. While rejecting the order, the seller can offer new goods, provided the goods similar to the goods ordered.

8. Reference Letter Bank and Trade References

Reference issued by the bank called the reference banks, while the reference of the companies referred to trade references. Confidential letters of reference given by the party giving to the requesting party.
Reference letters required by banks or companies when dealing with clients or customers who are new. If the buyer (pihakkesatu), for example, related trade with a company (pihakkedua) for the first time and he wants to buy goods on credit, the company / pihakkedua need a reference from a bank or another company (pihakketiga for rnengetahui credibility or creditworthiness of prospective buyers are eligible for given credit or not.

C. The purpose of the correspondence Sciences

Correspondence science has a vital role in the smooth running of a business.
Correspondence with sufficient knowledge will ensure the correspondence seamlessly so that business development can go fast and be ready to reap the maximum profit.
Business correspondence today is implemented in the form of letters of making use of information technology. Microsoft Word 2010 is the most ideal weapon to compose business letters in a practical and efficient.
In carrying out daily activities a company will not be separated from the activities of correspondence. One might even say that the activity of this correspondence is the lifeblood of a company. Flow in and out of this letter, we can measure the frequency and intensity of communication that takes place in a company.
Organizing a message requiring the grouping of ideas - ideas appropriately. There are two quite fundamental organizational approach, namely direct and indirect approaches. With the direct approach, the main idea is placed in the previous section and then followed the evidence - the supporting evidence, while the indirect approach, the evidence - the evidence supporting placed earlier, then followed up with the idea anyway.
Direct approach very well be applied to messages to be delivered. Meanwhile, the indirect approach is right for the people - those who are skeptical or not happy about the message - the message to be delivered.